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Patient Information - Privacy

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Effective date: April 1, 2003 | Revision date: February 14, 2013| Download PDF >

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN OBTAIN ACCESS TO THIS INFORMATION.  PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

If you have any questions about this notice, please contact Emilie Rayman, Privacy Officer, in writing at 147 North Brent Street, Ventura, CA 93003, or by phone at (805) 585-3073.

WHO WILL FOLLOW THIS NOTICE

This notice describes the Health Care System’s privacy practices and that of:

  • Any individuals authorized to enter information into your hospital record.
  • All departments, units, and programs of the health care system are included as amended from time to time.
  • Any member of a volunteer group we allow to help you while you are in the hospital.
  • All employees, staff and other hospital personnel, including non-employees who have a need to use your medical information to perform their job, and including physicians and allied health professionals while they are caring for you.
  • This notice does not cover physician offices.

OUR PLEDGE REGARDING MEDICAL INFORMATION

We understand that medical information about you and your health is personal.  We are committed to protecting your medical information.  We create a record of the care and services you receive at the hospital or clinic.  We need this record to provide you with quality care and to comply with certain legal requirements.  This Notice applies to all of the records of your care generated by the hospital or clinic, whether made by hospital/clinic personnel or your personal doctor.  Your personal doctor may have different policies or Notices regarding the doctor’s use and disclosure of your medical information created in the doctor’s office or clinic.

This notice will tell you about the ways in which we may use and disclose medical information about you.  We also describe your rights and certain obligations we have concerning the use and disclosure of medical information.

We are required by law to:

  • Maintain the privacy of medical information that identifies you (with certain exceptions);
  • Give you this Notice of our legal duties and privacy practices with respect to medical information we collect and maintain about you; and
  • Follow the terms of this Notice that is currently in effect.

HOW WE MAY USE AND DISCLOSE MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU.

The following categories describe different ways that we may use and disclose medical information.  For each category we will explain what we mean.  Not every use or disclosure in a category will be listed.  However, all of the ways we are permitted to use and disclose information will fall within one of the categories.

For Treatment:  We may use medical information about you to provide you with medical treatment or services.  We may disclose medical information about you to doctors, nurses, technicians, medical students, nursing and allied health students, or other hospital personnel who are involved in taking care of you.  For example, a doctor treating you for a broken leg may need to know if you have diabetes because diabetes may slow the healing process.  In addition, the doctor may need to tell the dietitian if you have diabetes so that we can arrange for appropriate meals.  Different departments of the hospital may share medical information about you in order to coordinate the different things you need, such as prescriptions, lab work and x-rays.  We also may disclose medical information about you to people outside the hospital who may be involved in your medical care after you leave the hospital, such as family members, clergy, skilled nursing facilities or home health agencies.

For Payment:  We may use and disclose medical information about you so that the treatment and services you receive at the hospital may be billed to and payment may be collected from you, an insurance company or a third party.  For example, we may need to give your health plan information about surgery you received at the hospital so your health plan will pay us or reimburse you for the surgery.  We may also tell your health plan about a treatment you are going to receive to obtain prior approval or to determine whether your health plan will cover the treatment.

For Health Care Operations:  We may use and disclose medical information about you for health care operations.  These uses and disclosures are necessary to run the hospital and make sure that all of our patients receive quality care.  For example, we may use medical information to review our treatment and services and to evaluate the performance of our staff in caring for you.  We may also combine medical information about many hospital patients to decide what additional services the hospital should offer, what services are not needed and whether certain new treatments are effective.  We may also disclose information to doctors, nurses, technicians, medical students, and other hospital personnel for review and learning purposes.  We may also combine the medical information we have with medical information from other hospitals to compare how we are doing and see where we can make improvements in the care and services we offer.  We may remove information that identifies you from this set of medical information so others may use it to study health care and health care delivery without learning who the specific patients are.

Appointment Reminders:  We may use and disclose medical information to contact you as a reminder that you have an appointment for treatment or medical care at the hospital.

Treatment Alternatives:   We may use and disclose medical information to tell you about or recommend possible treatment options or alternatives that may be of interest to you.

Health-Related Products and Services:  We may use and disclose medical information to tell you about our health-related products and services that may be of interest to you. If you do not want the hospital to contact you regarding these services, you may opt out by notifying Michael Ellingson, Vice President, Marketing at 147 North Brent Street, Ventura, CA 93003, in writing or by phone at (805) 652-5002.

Fundraising Activities:  Defined by the Department of Health and Human Services through the Accountability Act (HIPAA) Privacy Rules, we may use certain information (name, address, telephone number, dates of service, age and gender) to contact you for the purpose of raising money for Community Memorial Health System, which includes Community Memorial Hospital and Ojai Valley Community Hospital. For the same purpose, we may provide your name to our institutionally related foundations. The money raised will be used to expand and improve the services and programs we provide the community.

Opt Out Option:

If you do not want to receive future fundraising requests supporting Community Memorial Health System, please contact Michelle Mc Ghee, Manager, Annual Giving, in one of the following ways below:

  1. Email:
  2. Mail: 2674 E. Main Street,
    Suite E #210, Ventura, CA
    93003
  3. Phone: (805) 652-4224

Hospital Directory:  We may include certain limited information about you in the hospital directory while you are a patient in the hospital.  This information may include your name, location in the hospital, your general condition (e.g., fair stable, etc.) and your religious affiliation.  Unless there is a specific written request from you to the contrary, this directory information, except for your religious affiliation, may also be released to people who ask for you by name.  Your religious affiliation may be given to a member of the clergy, such as a priest or rabbi, even if they don’t ask for you by name.  This information is released so your family, friends and clergy can visit you in the hospital and generally know how you are doing.  You may request no information be released and or block certain individuals from accessing your information at time of registration or admission, by verbal request to the person performing your registration and at anytime during your admission by calling Admitting at extension 6075.

Individuals Involved in Your Care of Payment for Your Care.  We may release medical information about you to a friend or family member who is involved in your medical care and or to someone who helps pay for your care, unless there is a specific written request from you to the contrary.  In addition, we may disclose medical information about you to an entity assisting in a disaster relief effort so that your family can be notified about your condition, status and location.

Research:  Under certain circumstances, we may use and disclose medical information about you for research purposes.  For example, a research project may involve comparing the health and recovery of all patients who received one medication to those who received another, for the same condition.  All research projects, however, are subject to a special approval process.  This process evaluates a proposed research project and its use of medical information, trying to balance the research needs with patient’s need for privacy of their medical information.  Before we use or disclose medical information for research, the project will have been approved through this research approval process, but we may, however, disclose medical information about you to people preparing to conduct a research project, for example to help them look for patients with specific medical needs, so long as the medical information they review does not leave the hospital.  We will always ask your specific permission if the researcher will have access to your name, address or other information that reveals who you are, or will be involved in your care at the hospital.

As Required by Law: We will disclose medical information about you when required to do so by federal, state or local law.

To Avert a Serious Threat to Health or Safety:  We may use and disclose medical information about you when necessary to prevent a serious threat to your health and safety or the health and safety of the public or another person.  Any disclosure, however, would only be to someone able to help prevent the threat.

Special Situations

Organ and Tissue Donation:  We may release medical information to organizations that handle organ procurement or organ, eye or tissue transplantation or to an organ donation bank, as necessary to facilitate organ or tissue donation and transplantation.

Military and Veterans:  If you are a member of the armed forces, we may release medical information about you as required by military command authorities.  We may also release medical information about foreign military personnel to the appropriate foreign military authority.

Workers’ Compensation:  We may release medical information about you for workers’ compensation or similar programs.  These programs provide benefits for work-related injuries or illnesses.

Public Health Risks:  We may disclose medical information about you for public health activities.  These activities generally include the following:

  • To prevent or control disease, injury or disability;
  • To report births and deaths;
  • To report the abuse or neglect of children, elders and dependent adults;
  • To report reactions to medications or problems with products;
  • To notify people of recalls of products they may be using;
  • To notify a person who may have been exposed to a disease or may be at risk for contracting or spreading a disease or condition;
  • To notify the appropriate government authority if we believe a patient has been the victim of abuse, neglect or domestic violence.  We will only make this disclosure if you agree or when required or authorized by law.

Health Oversight Activities:  We may disclose medical information to a health oversight agency for activities authorized by law.  These oversight activities include, for example, audits, investigations, inspections, and licensure.  These activities are necessary for the government to monitor the health care system, government programs, and compliance with civil rights laws.

Lawsuits and Disputes:  If you are involved in a lawsuit or a dispute, we may disclose medical information about you in response to a court or administrative order.  We may also disclose medical information about you in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process by someone else involved in the dispute, but only if efforts have been made to tell you about the request (which may include written notice to you) or to obtain an order protecting the information requested.

Law Enforcement: We may release medical information if asked to do so by a law enforcement official:

  • In response to a court order, subpoena, warrant, summons or similar process;
  • To identify or locate a suspect, fugitive, material witness, or missing person;
  • About the victim of a crime if, under certain limited circumstances, we are unable to obtain the person’s agreement;
  • About a death we believe may be the result of criminal conduct;
  • About criminal conduct at the hospital; and
  • In emergency circumstances to report a crime; the location of the crime or victims; or the identity, description or location of the person who committed the crime.

Coroners, Medical Examiners and Funeral Directors:  We may release medical information to a coroner or medical examiner.  This may be necessary, for example, to identify a deceased person or determine the cause of death.  We may also release medical information about patients of the hospital to funeral directors as necessary to carry out their duties.

National Security and Intelligence Activities:  We may release medical information about you to authorized federal officials for intelligence, counterintelligence, and other national security activities authorized by law.

Protective Services for the President and Others:  We may disclose medical information about you to authorized federal officials so they may provide protection to the President, other authorized persons or foreign heads of state or conduct special investigations.

Inmates:  If you are an inmate of a correctional institution or under the custody of a law enforcement official, we may release medical information about you to the correctional institution or law enforcement official.  This release would be necessary (1) for the institution to provide you with health care; (2) to protect your health and safety or the healthy and safety of others; or (3) for the safety and security of the correctional institution.

Your Rights Regarding Medical Information about You:

You have the following rights regarding medical information we maintain about you:

Right to Inspect and Copy:  You have the right to inspect and copy medical information that may be used to make decisions about your care.  You have the right to a paper copy or to be provided a copy in an electronic format.  Usually, this includes medical and billing records, but may not include some mental health information.

To inspect and copy medical information that may be used to make decisions about you, you must submit your request in writing to Director of Health Information/Medical Records, Community Memorial Hospital, 147 North Brent Street, Ventura, CA 93003.  If you request a copy of the information, we may charge a fee for the costs of copying, mailing or other supplies associated with your request.

We may deny your request to inspect and copy in certain very limited circumstances.  If you are denied access to medical information, you may request that the denial be reviewed.  Another licensed health care professional chosen by the hospital will review your request and the denial.  The person conducting the review will not be the person who denied your request.  We will comply with the outcome of the review.

Right to Amend:  If you feel that the medical information we have about you is incorrect or incomplete, you may ask us to amend the information.  You have the right to request an amendment for as long as the information is kept by or for the hospital.

To request an amendment, your request must be made in writing and submitted to Director of Health Information/Medical Records, Community Memorial Hospital, 147 North Brent Street, Ventura, CA 93003.  In addition, you must provide a reason that supports your request.

We may deny your request for an amendment if it is not in writing or does not include a reason to support the request.  In addition, we may deny your request if you ask us to amend information that:

  • Was not created by us, unless the person or entity that created the information is no longer available to make the amendment;
  • Is not part of the medical information kept by or for the hospital;
  • Is not part of the information which you would be permitted to inspect and copy; or
  • Is accurate and complete.

Even if we deny your request for amendment, you have the right to submit a written addendum, not to exceed 250 words, with respect to any item or statement in your record you believe is incomplete or incorrect.  If you clearly indicate in writing that you want the addendum to be made part of your medical record we will attach it to your records and include it whenever we make a disclosure of the item or statement you believe to be incomplete or incorrect.

Right to an Accounting of Disclosures:  You have the right to request an “accounting of disclosures.”  This is a list of the disclosures we made of medical information about you other than our own uses for treatment, payment and health care operations, (as those functions are described above) and with other expectations pursuant to the law.

To request this list or accounting of disclosures, you must submit your request in writing to Director of Health Information/Medical Records, Community Memorial Hospital, 147 North Brent Street, Ventura, CA 93003.  Your request must state a time period that may not be longer than six years and may not include dates before April 14, 2003.  Your request should indicate in what form you want the list (for example, on paper, electronically).  The first list you request within a 12-month period will be free.  For additional lists, we may charge you for the costs of providing the list.  We will notify you of the cost involved and you may choose to withdraw or modify your request at that time before any costs are incurred.

Right to Request Restrictions:  You have the right to request a restriction or limitation on the medical information we use or disclose about you for treatment, payment or health care operations.  You also have the right to request a limit on the medical information we disclose about you to someone who is involved in your care or the payment of your care, like a family member or friend.  For example, you could ask that we not use or disclose any information about a surgery you had.

We are not required to agree to your request.  If we do agree, we will comply with your request unless the information is needed to provide you emergency treatment.

To request restrictions, you must make your request in writing to Privacy Officer, Community Memorial Hospital, 147 North Brent Street, Ventura, CA 93003.  In your request, you must tell us (1) what information you want to limit; (2) whether you want to limit our use, disclosure or both; and (3) to whom you want the limits to apply, for example, disclosures to your spouse.

Right to Request Confidential Communications:  You have the right to request that we communicate with you about medical matters in a certain way or at a certain location.  For example, you can ask that we only contact you at work or by mail.

To request confidential communications, you must make your request in writing to Privacy Officer, Community Memorial Hospital, 147 North Brent Street, Ventura, CA 93003.  We will not ask you the reason for your request.  We will accommodate all reasonable requests.  Your request must specify how or where you wish to be contacted.

Right to a Paper Copy of This Notice:  You have the right to a paper copy of this notice or to be provided copies in a electronic format, upon request.  You may ask us to give you a copy of this notice at any time.  Even if you have agreed to receive this notice electronically, you are still entitled to a paper copy of this notice.

You may obtain a copy of this notice at our website: www.cmhhospital.org.  To obtain a paper copy of this notice send written request to:  Privacy Officer, Community Memorial Hospital, 147 North Brent Street, Ventura, CA 93003. 

Changes to this Notice

We reserve the right to change this notice.  We reserve the right to make the revised or changed notice effective for medical information we already have about you as well as any information we receive in the future.  We will post a copy of the current notice in the hospital.  The notice will contain on the first page, in the top right-hand corner, the effective date.  In addition, each time you register at or are admitted to the hospital for treatment or health care services as an inpatient or outpatient, we will offer you a copy of the current notice in effect.

For More Information or to Report a Problem

If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with the hospital or with the Secretary of the Department of Health and Human Services.  To file a complaint with the hospital, send a written complaint to Emilie Rayman, Privacy Officer, Community Memorial Health System, 147 North Brent Street, Ventura, CA 93003.  If you would like to discuss a problem without submitting a formal complaint, you may contact the Privacy Officer at 805-585-3073 or call our toll free “Hotline” at (888) 261-1773 to place a complaint anonymously.  A complaint may be filed in writing with the Secretary of the Federal Department of Health and Human Services at:

Department of Health and Human Services
Office of Civil Rights
Hubert H. Humphrey Building
200 Independence Avenue, S.W., Room 509F HHH Building
Washington, D.C. 20201

You will not be penalized for filing a complaint.

Other Uses of Medical Information

Other uses and disclosures of medical information not covered by this notice or the laws that apply to us will be made only with your written permission.  If you provide us permission to use or disclose medical information about you, you may revoke that permission, in writing, at any time.  If you revoke your permission, this will stop any further use or disclosure of your medical information for the purposes covered by your written authorization, except if we have already acted in reliance on your permission.  You understand that we are unable to take back any disclosures we have already made with your permission, and that we are required to retain our records of the care that we provided to you.

Other Privacy Regulations

California Law: On September 30, 2008, Governor Arnold Schwarzenegger signed two health information privacy bills that imposed sweeping new reporting obligations upon Community Memorial Health System and all other healthcare facilities when patient data is improperly disclosed or accessed. Together, Senate Bill 541 and Assembly Bill 211 substantially increase patient privacy protections in California.  Prompted into law by recent reports of hospital employees prying into patient health records, Senate Bill 541 and Assembly Bill 211 requires facilities to report unauthorized access both to the state and to the individual affected.  They will also impose substantial penalties on facilities for failing to prevent or report unauthorized access and even larger penalties on individuals who pry.

KEY POINTS

  • We prevent breaches of patient information, and report patient information breaches proactively.
  • Prevent: We prevent unauthorized use or disclosure of patient information, and have established and implemented appropriate administrative, technical and physical safeguards to protect the privacy of a patient's medical information against unauthorized use or disclosure.
  • Report:  Community Memorial Health System shall report any unauthorized access to the California Department of Public Health (DPH) and the affected patient within five days.
  • Penalties:  Facilities are subject to further daily penalties if they fail to report as required. Importantly, individuals who pry are also subject to substantial penalties.

Federal Trade Commission, Red Flag Rules

  • Community Memorial Health System fully complies with the FTC Red Flag Rules.
  • We have implemented an Identity Theft Prevention Program for combating identity theft in connection with new and existing patient accounts.
  • Additionally if identity theft occurs we proactively notify the individuals and provide identity monitoring to the affected individuals.

Federal HITECH Privacy and Security Rules

Under this federal regulation all Community Memorial Health System Patient Personal Health Information data is encrypted.  All breaches require notification to the party whose information was breached and notification to the federal government.  Business Associates of the health system are also covered by this regulation and must comply with its’ terms.

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SISTEMA DE SALUD COMMUNITY MEMORIAL

Fecha de vigencia: 1º de abril, 2003 | Fecha de revisión: 15º de febrero, 2013 | Download PDF >

Este aviso describe como su información médica puede ser usada y divulgada y como usted puede obtener acceso a esa información.  Por favor revíselo detenidamente.

Si tiene cualquier pregunta sobre este aviso, por favor contacte a Emilie Rayman, Privacy Officer (Oficial de Confidencialidad) por escrito en la siguiente dirección: 147 North Brent Street, Ventura, CA, 93003, o por teléfono al (805) 585-3073.

Quien DEBE OBSERVAR este aviso:

Este aviso describe las normas de confidencialidad del Sistema de Cuidado de Salud y de:

  • Cualquier individuo autorizado para ingresar información en su expediente hospitalario.
  • Cualquier departamento, unidad, y programa del sistema de cuidado de salud está incluido; se actualiza según sea necesario.
  • Cualquier miembro de un grupo voluntario que permitamos ayudarlo mientras usted está en el hospital.
  • Cualquier empleado, personal, y otro trabajador del hospital, incluyendo personas que no están empleados y que necesitan usar su información médica para cumplir su trabajo, incluyendo médicos y profesionales de salud aliados mientras cuidan por usted.
  • Este aviso no cubre a los consultorios médicos.

Nuestro compromiso con respecto a la información médica.

Entendemos que la información médica sobre usted y su salud es algo personal.  Estamos comprometidos con proteger su información médica.  Cuando usted recibe cuidado y servicios en el hospital o en la clínica, nosotros creamos un expediente sobre los mismos.  Necesitamos estos archivos para proveerle cuidado de calidad y para cumplir con ciertos requerimientos legales.  Este Aviso tiene vigencia para todos los expedientes sobre su cuidado que se generen por el hospital o la clínica, sea que hayan sido creados por el personal del hospital/clínica o por su médico personal.   Su médico personal puede seguir políticas distintas o Avisos con respecto al uso y la divulgación por parte del médico de información médica suya creada en el consultorio del médico o en la clínica.

Este aviso le informará sobre las formas en que podríamos usar y divulgar información médica sobre usted.  También describimos sus derechos y ciertas obligaciones que tenemos concernientes al uso y la divulgación de información médica.

Por ley, se nos requiere que:

  • Mantengamos la confidencialidad de información médica que lo identifica a usted (con ciertas excepciones);
  • Le proporcionemos este Aviso sobre nuestras obligaciones legales y normas de confidencialidad con respecto a la información médica que recogemos y conservamos sobre usted.
  • Sigamos las normas de este Aviso que actualmente está en vigencia. 

COMO PODEMOS USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA

Las siguientes categorías describen distintas maneras en que podemos usar y divulgar información médica.  Explicaremos lo que significa cada categoría.  No se hará una lista de todos los diferentes usos o divulgaciones para determinada categoría.  Sin embargo, todas las formas en que se nos permite usar y divulgar la información caerán dentro de una de las categorías.

Para Tratamiento: Podemos usar su información médica para proveerle tratamiento médico o servicios.  Podemos divulgar información médica sobre usted a doctores, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina, estudiantes de enfermería y relacionados,  u otro personal del hospital que participan en su cuidado.   Por ejemplo, puede ser que el médico que lo está tratando para una pierna quebrada necesita saber si usted tiene diabetes, ya que diabetes puede demorar el proceso de sanar.  Por otra parte, puede ser que el médico tiene que avisarle al técnico dietético si usted tiene diabetes para que podamos conseguirle comidas apropiadas.  Los diferentes departamentos del hospital pueden compartir su información médica para poder coordinar distintas cosas que le hacen falta, como recetas médicas, exámenes de laboratorio, y rayos-x.  También podemos divulgar su información médica a personas ajenas del hospital que pueden estar involucrados en su cuidado médico una vez que usted haya egresado del hospital, tal como miembros familiares, clero o personal religioso, centros de enfermería especializada, o agencias de cuidado de salud en el hogar.

Para Tramitar Pagos: Podemos usar y divulgar su información médica para que los tratamientos y servicios que usted recibe en el hospital puedan ser facturados, y para que puedan recogerse los pagos correspondientes de su parte, de una compañía de seguros, o de una tercera parte.  Por ejemplo, puede ser que tengamos que proveerle a su plan de salud información sobre cirugía que usted recibió en el hospital para que su plan de salud nos pague o lo reembolse a usted por la cirugía.  También podemos informarle a su plan de salud sobre un tratamiento que usted va a recibir, para obtener autorización por adelantado o para determinar si su plan de salud cubrirá ese tratamiento.

Para Operaciones de Cuidado de Salud: Podemos usar y divulgar su información médica para operaciones de cuidado de salud.  Estos usos y divulgaciones son necesarios para la administración del hospital y para poder asegurar que todos nuestros pacientes reciban atención de alta calidad.  Por ejemplo, podemos usar su información médica para evaluar nuestros tratamientos y servicios y para evaluar el desempeño del personal que cuida por usted.  También podemos combinar la información médica sobre muchos pacientes en el hospital para determinar cuales servicios adicionales el hospital debe ofrecer, cuales servicios no se necesitan, y si ciertos tratamientos nuevos son efectivos.  También podemos divulgar información a médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina, y otro personal del hospital para propósitos de evaluación y aprendizaje.  Por otra parte también podemos combinar la información médica que tenemos con la información médica de otros hospitales para comparar nuestro desempeño y ver que podemos hacer para mejorar la calidad y los servicios que ofrecemos.  Podemos remover información que lo identifica a usted de este conjunto de información médica que otros puedan usarlo para estudiar el cuidado de la salud y la entrega de cuidado de salud sin saber quienes son los pacientes específicos.

Para Recordarle sobre Citas: Podemos usar y divulgar su información médica para contactarlo para recordarle que tiene una cita para tratamiento o cuidado médico en el hospital.

Tratamientos Alternativos: Podemos usar y divulgar su información médica para informarle sobre, o recomendarle, posibles opciones de tratamiento o alternativas que pueden interesarle.

Productos y Servicios Relacionados con la Salud Podemos usar y divulgar su información médica para avisarle sobre nuestros productos y servicios de salud que pueden interesarle.  Si usted no quiere que el hospital lo contacte con respecto a estos servicios, puede optar que no lo hagan avisándole a Michael Ellingson, Vicepresidente, Marketing, 147 North Brent Street, Ventura, CA, 93003, por escrito o por teléfono al (805) 652-5002.

Actividades para Recaudar Fondos: De acuerdo con las normas del Departamento de Salud y Servicios Humanos con respecto a las Reglas de Privacidad de la Ley de Responsabilidades (HIPAA), podemos usar cierta información (nombre, dirección, número de teléfono, fechas de servicio, edad y género) para comunicarnos con usted con el propósito de recaudar fondos para Community Memorial Health System, lo cual incluye Community Memorial Hospital, Ojai Valley Community Hospital y los Centers for Family Health. Con el mismo objetivo podemos proporcionar su nombre a nuestra fundaciones institucionalmente relacionadas. Se usará el dinero así recaudado para ampliar y mejorar los servicios, programas, equipo y instalaciones que proporcionamos a la comunidad.

Opción de excluirse:

Si no quiere recibir futuras solicitaciones de recaudación de fondos con el fin de apoyar a Community Memorial Health System, favor de comunicarse con Michelle McGhee, Gerente de Donativos Anuales por medio de alguna de las siguientes formas:

  1. Correo electrónico:  
  2. Correo postal:   2674 E. Main Street, Suite E #210, Ventura, CA 93003
  3. Teléfono: (805) 652-4224

Directorio Hospitalario: Podemos incluir cierta información limitada sobre usted en el directorio del hospital mientras usted está internado como paciente en el hospital.  Esta información puede incluir su nombre, su ubicación en el hospital, su condición general (p.e. bueno, estable, etc.) y su afiliación religiosa.  A menos que  haya una solicitud suya específica y por escrito para lo contrario, esta información del directorio, salvo su afiliación religiosa, también puede ser divulgada a personas que preguntan por usted por nombre.  Se puede dar su afiliación religiosa a un miembro del clero, como por ejemplo un sacerdote o rabino, aun si no preguntan por usted por nombre.  Esta información se divulga para que sus familiares, amigos, y clero puedan visitarlo en el hospital y saber en términos generales como le va.  Durante su registro y ingreso, usted puede pedir que no se divulgue ninguna información y / o bloquear a determinados individuos para que no puedan conseguir acceso a su información, pidiéndole verbalmente a la persona que procesa su registración (y en cualquier momento durante su estadía) llamando a “Admitting” (Ingresos) en la extensión 6075.

Individuos Involucrados en Su Cuidado para Pagar por Su Cuidado.  Podemos divulgar información médica sobre usted a una amistad o miembro familiar que participa en su cuidado médico, o a personas que ayudan a pagar por su cuidado, a menos que usted presente una solicitud específica por escrito para lo contrario. Adicionalmente podemos divulgar información médica sobre usted a una entidad que ayuda en esfuerzos de auxilio en desastres para que su familia pueda ser notificada sobre su condición, estado, y ubicación.

Investigación Científica: Bajo ciertas circunstancias, podemos usar y divulgar información médica sobre usted para propósitos de investigación científica.  Por ejemplo, podría presentarse un proyecto de investigación que compara la salud y la recuperación de todos los pacientes que recibieron un medicamento con los que recibieron otro medicamento para la misma condición.  Sin embargo, todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso especial de aprobación.  Este proceso evalúa la propuesta para un proyecto de investigación y su uso de información médica, tratando de balancear las necesidades de la investigación con la necesidad del paciente de mantener la confidencialidad de su información médica.  Antes de que usemos o divulguemos información médica para la investigación, el proyecto debe haber sido aprobado por este proceso de aprobación para las investigaciones científicas; sin embargo, podemos divulgar información médica sobre usted a personas que están preparándose para llevar acabo un proyecto de investigación científica, por ejemplo para ayudarlos a buscar a pacientes con necesidades médicas específicas, siempre y cuando la información médica que evalúan no sale del hospital.  Siempre le pediremos su permiso específico si el investigador tendrá acceso a su nombre, dirección, u otra información que revela su identidad, o que estará involucrado con su cuidado en el hospital.

Según lo Exige la Ley: Divulgaremos información médica sobre usted cuando así lo exige la ley federal, estatal, o local.

Para Prevenir una Amenaza Seria a la Salud o la Seguridad: Podemos usar y divulgar información sobre usted cuando sea necesario para prevenir una amenaza seria a su salud y seguridad o a la salud y seguridad del público u otra persona.  Cualquier divulgación, sin embargo, sería únicamente a alguien que puede ayudar a prevenir la amenaza.

Situaciones Especiales: 

Donación de Órganos y Tejidos: Podemos divulgar información médica a organizaciones que manejan la obtención de órganos o los trasplantes de órganos, ojos, o tejidos, o a un banco de donación de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.

Fuerzas Armadas y Veteranos: Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos divulgar su información médica según lo requieren las autoridades del mando militar.  También podemos divulgar información médica sobre efectivos militares extranjeros a la autoridad militar extranjera apropiada.

Seguro de Accidentes y Enfermedades de Trabajo (Worker’s Compensation): Podemos divulgar su información médica para su seguro de trabajo u otros programas similares.  Estos programas brindan beneficios en caso de heridas o enfermedades relacionados con el trabajo.

Amenazas a la Salud Pública: Podemos divulgar información médica sobre usted para actividades de salud pública.  Estas actividades generalmente incluyen lo siguiente:

  • Para prevenir o controlar enfermedades, heridas, o discapacitaciones;
  • Para reportar nacimientos y muertes;
  • Para reportar el abuso o abandono de niños, ancianos, y adultos dependientes;
  • Para reportar reacciones a medicamentos o problemas con productos;
  • Para avisarle al público si productos que están usando están siendo retirados del mercado;
  • Para avisarle a una persona que puede haber sido expuesto a una enfermedad o que puede tener riesgo de contraer o diseminar una enfermedad o condición;
  • Para avisarle a las autoridades gubernamentales apropiadas si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, abandono, o violencia doméstica.  Únicamente haremos esta divulgación si usted está de acuerdo o cuando así lo exige o autoriza la ley.

Actividades de Supervisión de Salud: Podemos divulgar información médica a una agencia de Supervisión de Salud para actividades autorizadas por ley.  Estas actividades supervisoras incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones, y licencias.  Estas actividades son necesarias para que el gobierno pueda darle seguimiento al sistema de cuidado de salud, a programas gubernamentales, y para cumplir con las leyes sobre los derechos civiles.

Demandas Legales y Disputas: Si usted está involucrado en una demanda o disputa, podemos divulgar su información médica para responder ante una orden judicial, solicitud de presentación de pruebas, u otro proceso legal por parte de otra persona involucrada en la disputa, pero únicamente si se ha hecho un esfuerzo por avisarle a usted sobre la solicitud (cosa que puede incluir avisarle por escrito) o para obtener una orden protegiendo a la información que se solicita.

Autoridades y Fuerza Pública: Podemos divulgar información médica si así lo pide un oficial de la fuerza pública:

  • Respondiendo a ordenes, citaciones, autorizaciones, y convocatorias judiciales, u otros procesos similares;
  • Para identificar o ubicar a una persona sospechosa, fugitivo, testigo material, o persona desaparecida;
  • Sobre la víctima de un crimen si, bajo ciertas circunstancias limitadas, no podemos obtener el acuerdo de la persona;
  • Sobre una muerta que creemos fue el resultado de conducta criminal;
  • Sobre conducta criminal en el hospital; y
  • Bajo circunstancias de emergencia para reportar un crimen; la ubicación del crimen o las víctimas; o la identidad, descripción, o ubicación de la persona que cometió el crimen.

Forenses, Examinadores Médicos, y Directores Fúnebres: Podemos divulgar información médica a un forense o examinador médico.  Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a un difunto o para determinar la causa de muerte.  También podemos divulgar información médica sobre pacientes del hospital a directores fúnebres, según sea necesario para que cumplan sus deberes.

Seguridad Nacional y Actividades de Inteligencia: Podemos divulgar información médica sobre usted a oficiales federales autorizados para inteligencia, contrainteligencia, y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por ley.

Servicios Protectivos para el Presidente y Otros: Podemos divulgar información médica sobre usted a oficiales federales autorizados para que puedan proteger al Presidente, otras personas autorizadas o jefes de estado extranjeros, o para efectuar investigaciones especiales.

Encarcelados: Si usted está encarcelado en una institución de correcciones o está bajo custodia de un oficial de la fuerza pública, podemos divulgar información sobre usted a la institución de correcciones o al oficial de la fuerza pública.  Esta divulgación sería necesaria (1) para que la institución puede proveerle cuidado de salud; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o (3) para la salud y seguridad de la institución de correcciones.

Sus Derechos con Respecto a Información Médica Sobre Usted:

Usted tiene los siguientes derechos con respecto a la información médica que mantenemos sobre usted:

Derecho a Inspeccionar y Copiar: Usted tiene el derecho a inspeccionar y copiar información médica que puede ser utilizada para tomar decisiones sobre su cuidado.  Usted tiene el derecho de recibir una copia impresa 9de papel) o debe recibir una copia de forma electrónica.  Usualmente esto incluye los expedientes médicos y sobre facturación, pero puede ser que no incluya cierta información sobre salud mental.

Para inspeccionar y copiar información médica que puede ser utilizada para tomar decisiones sobre usted, debe presentar su solicitud por escrito a: Director of Health Information/Medical Records, Community Memorial Hospital, 147 North Brent Street, Ventura, CA, 93003.  Si usted solicita copia de la información, podemos cobrarle un cargo por los costos de copiar y enviarla por correo, u otros costos asociados con su solicitud.

En ciertas circunstancias muy limitadas podemos negar su solicitud para inspeccionar y copiar.  Si a usted se le niega acceso a información médica, puede solicitar que la negación sea evaluada.  Otro profesional licenciado en cuidado de salud escogido por el hospital evaluará su solicitud y la negación.  La persona que efectúa la revisión no será la misma persona que negó su solicitud.  Cumpliremos con la determinación de la evaluación.

Derecho a Enmendar: Si usted cree que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta, puede pedirnos que enmendemos la información.  Usted tiene el derecho a solicitar una enmienda durante todo el tiempo que su información sea mantenida por el hospital.

Para solicitar una enmienda, su solicitud debe presentarse por escrito y ser presentada a: Director of Health Information/Medical Records, Community Memorial Hospital, 147 North Brent Street, Ventura, CA, 93003.  Adicionalmente, usted debe proveer una razón que apoya su solicitud.

Podemos negar su solicitud para una enmienda si no se presenta por escrito o si no incluye una razón para apoyar la solicitud.  Adicionalmente, podemos negar su solicitud si usted nos pide que enmendemos información que:

  • Fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no está disponible para hacer la enmienda;
  • No es parte de la información médica mantenida por o para el hospital;
  • No es parte de la información que se le permitiría que usted inspeccione o copie; o
  • Es precisa y completa.

Aun si negamos su solicitud para una enmienda, usted tiene el derecho de presentar una addenda por escrito, que no exceda las 250 palabras, con respecto a cualquier cosa o declaración en su expediente que usted cree esté incompleta o incorrecta.  Si usted indica claramente por escrito que usted quiere que la addenda sea parte de su expediente médico lo adjuntaremos a sus expedientes y lo incluiremos en cualquier ocasión que divulguemos la cosa o declaración que usted cree esté incompleta o incorrecta.

Derecho a Contabilidad sobre Divulgaciones: Usted tiene el derecho a solicitar una “contabilidad sobre divulgaciones”.  Esta es una lista de las divulgaciones que hicimos sobre su información médica, aparte de la que se hizo para nuestros propios usos con respecto a tratamiento, trámite de pagos, y operaciones de cuidado de salud (como las funciones descritas anteriormente) y con otras expectativas bajo la ley.

Para pedir esta lista o contabilidad sobre divulgaciones, debe presentar su solicitud por escrito a Director of Health Information/Medical Records, Community Memorial Hospital, 147 North Brent Street, Ventura, CA, 93003.  Su solicitud debe especificar un plazo de tiempo que no puede exceder los seis años y que no puede incluir fechas anteriores al 14 de abril, 2003.  Su solicitud debe indicar la forma en la cual quiere recibir la lista (por ejemplo, copia impresa o electrónicamente).  La primera lista que usted solicita dentro de un periodo de 12 meses será gratuita.  Para listas adicionales, podemos cobrarle por el costo de suministrarle la lista.  Le notificaremos sobre el costo involucrado y usted puede escoger retirar o modificar su solicitud en esa oportunidad antes de incurrir en cualquier costo.

Derecho a Pedir Restricciones:  Usted tiene el derecho de pedir una restricción o limitación sobre la información médica que usamos o divulgamos sobre usted para propósitos de tratamientos, pagos, u operaciones de cuidado de salud.  Usted también tiene el derecho a pedir un límite sobre la información médica suya que divulgamos a personas que participan en su cuidado, o que ayuda a pagar por su cuidado, tal como un miembro familiar o una amistad.  Por ejemplo, usted puede pedir que no usemos o divulguemos cualquier información sobre una cirugía que usted haya tenido.

No se requiere que aprobemos su solicitud. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud a menos que la información sea necesaria para proveerle tratamiento de emergencia.

Para solicitar restricciones, usted debe presentar su solicitud por escrito al Oficial de Confidencialidad, en la siguiente dirección: Privacy Officer, Health Information/Medical Records, Community Memorial Hospital, 147 North Brent Street, Ventura, CA, 93003.  En su solicitud, usted debe decirnos (1) cuál es la información que quiere limitar; (2) si quiere limitar el uso o la divulgación de la información por parte nuestra, o ambas; y (3) sobre quién quiere que se apliquen las restricciones (por ejemplo, divulgación a su cónyuge).

Derecho a Solicitar Comunicaciones Confidenciales:  Usted tiene el derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos de cierta manera o en determinada ubicación.  Por ejemplo, usted puede pedir que lo contactemos únicamente en su lugar de trabajo o por correo.

Para solicitar comunicaciones confidenciales, usted debe hacer su solicitud por escrito al Oficial de Confidencialidad en la siguiente dirección: Privacy Officer, Health Information/Medical Records, Community Memorial Hospital, 147 North Brent Street, Ventura, CA, 93003.  No le preguntaremos la razón por su solicitud.  Acomodaremos a toda solicitud que sea razonable.  Su solicitud debe especificar como o donde quiere que lo contactemos. 

Derecho a una Copia Impresa de este Aviso.  Usted tiene el derecho de recibir una copia impresa (de papel) de este aviso, o debe recibir una copia de forma electronica.  Usted puede pedirnos que le demos una copia de este aviso en cualquier momento.  Aun si usted ya acordó recibir este aviso electrónicamente, usted todavía tiene el derecho a recibir una copia impresa de este aviso.

Usted puede obtener una copia de este aviso en nuestro portal de Internet: www.cmhhospital.org.  Para obtener una copia impresa de este aviso envíe su solicitud por escrito al Oficial de Confidencialidad a la siguiente dirección: Privacy Officer, Health Information/Medical Records, Community Memorial Hospital, 147 North Brent Street, Ventura, CA, 93003.

Cambios a este Aviso

Nos reservamos el derecho de cambiar este aviso.  Nos reservamos el derecho a disponer que el aviso revisado o cambiado tendrá vigencia para la información médica que ya tenemos sobre usted así como para cualquier información que recibamos posteriormente.  Desplegaremos una copia del aviso actualmente vigente en el hospital.  El margen superior derecho de la primera página del aviso constatará la fecha de vigencia.  Adicionalmente, cada vez que usted se registra o se le admite al hospital para recibir tratamiento o servicios de cuidado de salud en calidad de paciente interno o ambulatorio, le ofreceremos una copia del aviso que actualmente está vigente.

Para Mas Información o Para Reportar un Problema

Si usted cree que sus derechos de confidencialidad han sido violados, puede tramitar una queja con el hospital o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos.  Para tramitar una queja con el hospital, envíe una queja por escrito a Emilie Rayman, Oficial de Confidencialidad, a: Privacy Officer, Health Information/Medical Records, Community Memorial Hospital, 147 North Brent Street, Ventura, CA, 93003.  Si quiere discutir un problema sin presentar una queja formal, puede contactarse con el Oficial de Confidencialidad al 805-585-3073 o llamar nuestra línea gratuita de servicio al cliente al (888) 261-1773 para presentar una queja anónima.  Una queja puede tramitarse por escrito con el Secretario del Departamento Federal de Salud y Servicios Humanos, en la siguiente dirección:

Department of Health and Human Services
Office of Civil Rights
Hubert H. Humphrey Building
200 Independence Avenue, S.W., Room 509F HHH Building
Washington, D.C. 20201

Usted no será penalizado por presentar una queja.

Otros Usos de Información Médica

Otros usos y divulgaciones de información médica no cubiertos por este aviso o por las leyes aplicables se harán únicamente con su permiso por escrito.  Si usted nos provee permiso para usar o divulgar su información médica, usted puede revocar ese permiso, por escrito, en cualquier momento.  Si usted revoca su permiso, eso detendrá cualquier uso o divulgación posterior de su información médica para los propósitos cubiertos por su autorización por escrito, con la excepción de si ya hemos actuado en base a su permiso. 

Usted seguramente entenderá que no podemos retirar información que ya hemos divulgado con su permiso, y que se exige que conservemos nuestros expedientes sobre el cuidado que le hemos brindado.

Otros Reglamentos sobre Confidencialidad

Ley de California:  El 30 de Septiembre, 2008, el Gobernador Arnold Schwarzenegger firmó dos leyes sobre confidencialidad de información de salud, que impusieron amplias obligaciones nuevas de reportaje sobre Community Memorial Health System, y cualquier otro centro de cuidado de salud cuando los datos sobre pacientes se divulgan o se obtiene acceso inapropiado a los mismos.  Juntos, el Acta del Senado 541 y el Acta de la Asamblea 211 incrementan de forma sustancial la protecciones de confidencialidad del paciente en California.  El Acta del Senado 541 y el Acta de la Asamblea 211 fueron promulgados debido a reportes recientes sobre empleados de hospitales fisgoneando en los expedientes médicos de los pacientes, y requieren que los centros le reporten el acceso no autorizado tanto al estado como al individuo afectado.  También le impondrán penalidades sustanciales a los centros que fallan en su deber de prevenir o reportar acceso no autorizado, y penalidades todavía mayores sobre individuos que fisgonean.

PUNTOS CLAVES

  • Vamos a prevenir las brechas en la información de los pacientes, y reportaremos las brechas en la información de pacientes proactivamente.
  • Prevenir:  Nosotros prevenimos el uso o la divulgación no autorizada de información de pacientes, y hemos establecido salvaguardas administrativas, técnicas, y físicas apropiadas para proteger la confidencialidad de la información médica de un paciente contra su uso o divulgación sin autorización. 
  • Reportar:  Community Memorial Health System reportará cualquier acceso no autorizado al Departamento de Salud Pública de California (DPH) y al paciente afectado dentro de cinco días.
  • Penalidades:  Los centros están sujetos a penalidades diarias adicionales si no reportan según los requisitos.  Es importante notar que los individuos que fisgonean también están sujetos a penalidades sustanciales.

Comisión Federal de Comercio (FTC), Reglas de Bandera Roja

  • Community Memorial Health System acata por completo con las Reglas de Bandera Roja del FTC.
  • Hemos establecido un Programa Contra Prevención de Robo de Identidades para combatir el robo de identidades en conexión con cuentas de paciente nuevas y existentes.
  • Adicionalmente, si ocurre un robo de identidad, notificamos proactivamente a los individuos afectados y les proveemos servicios de seguimiento para la protección de su identidad.

Reglas Federales de Seguridad y Confidencialidad HITECH

Bajo este reglamento federal, todos los datos de Información Personal de Salud del Paciente de Community Memorial Health System están encriptados.  Las brechas requieren que se avise a la parte cuya información fue brechada y que se avise al gobierno federal.  Los Asociados Empresariales del sistema de salud también están cubiertos bajo este reglamento y deben acatar con sus términos.

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